É muito difícil dar conta de todas as nossas obrigações e tarefas, isso porque nossa mente falha, e acabamos por nos esquecer de uma atividade fazendo outras. Sendo assim é fundamental ter uma lista de tarefas para te direcionar no caminho certo.
A lista de tarefas será uma ótima aliada para conquistar seus objetivos, principalmente aos que trabalham em Home Office e ficam perdidos em suas atividades.
Contudo não é possível fazer uma somente listando tudo o que você precisa fazer, pois tudo ficará uma desordem e você se perderá. Sendo assim iremos te auxiliar a criar uma lista de tarefas bem simples e fácil de usar.
O que é uma lista de tarefas? E Para que ela serve?
A lista de tarefas nada mais é do que o alinhamento de suas tarefas. Você irá anotar lá todas as suas obrigações nas ordens certas, para que você as desenvolvam no decorrer dos dias, semanas, meses e até anos.
A lista de tarefas irá te ajudar a te dar um norte em seus objetivos, sem que você se desvie muito ou se perca dentro de tantas tarefas.
Deste modo sendo muito efetivo não só para a sua vida profissional, mas também para a pessoal e suas coisas em particular.
Sendo assim será necessário saber organizar tudo em seu devido lugar, para que assim você possa ir concluindo e terminando tudo dentro do prazo.
Como organizar minha lista de tarefas?
Fazer uma lista de tarefas é fácil, contudo você precisa saber otimizá-la o máximo possível, para que você consiga mais tempo e mais ânimo para terminar tudo em seu devido momento.
Sendo assim você deverá:
Estruturação
Antes de tudo você deverá determinar o local onde você irá estruturar a sua lista de tarefas. Você poderá usar coisas simples como o Word, Excel com o Docs ou até mesmo papel e caneta.
Além disso você também poderá usar aplicativos como calendário, bloco de notas ou qualquer aparelho eletrônico com notas.
O mais fácil e flexível é utilizar papel e lápis, pois você poderá fazer as alterações que desejarem.
Objetivo final
A primeira coisa que você deverá ter em mente com sua lista de tarefas será o objetivo final dela. Sendo assim você deverá considerar qual o motivo de sua elaboração.
Se é para te organizar, detalhar melhor cada tarefa, dar mais possibilidade ou flexibilidade em seu horário, etc.
Darei um exemplo para poder seguir, que seria para um projeto de trabalho.
O objetivo final seria entregar o projeto completo.
Obstáculos
Os obstáculos serão todas as tarefas que precisarão ser feitas para concluir o seu objetivo. Aqui você deverá colocar todas as suas tarefas para concluir o projeto.
Caso você precise esperar a atividade de uma outra pessoa, para concluir a sua, é importante que você coloque essa atividade também, para também poder cobra-la.
Aqui liste tudo o que precisa ser feita para o projeto ser terminado. Se for uma lista pessoal, você deverá colocar tudo o que você precisa fazer.
Prioridades e organização
Agora que você tem todas as atividades necessárias, você deverá alinhar qual atividade deverá vir primeiro, no meio e por último.
Esta área é a mais difícil, pois a otimização só poderá ocorrer aqui.
Dê preferência por fazer tarefas semelhantes em seguida, pois o seu cérebro estará mais acostumado e terminará as tarefas com mais velocidade e facilidade.
Se um dia você precisar realizar tarefas que precisará se locomover por exemplo, reserve esse dia para fazer todas as tarefas fora de casa.
Caso você precise fazer tarefas de casa e trabalhar, separe um dia para fazer as tarefas de casa e outro para o trabalho.
Ainda lembre-se dos prazos, horários e qualquer coisa que irá interferir o momento que você deverá realizar uma certa atividade.
Tempo e prazo
Aqui você deverá analisar o tempo que você demora para concluir uma tarefa, a fim de determinar o prazo da atividade.
Assim você saberá quanto tempo necessita para terminar uma atividade e começar a outra. Esse tempo não precisa ser exato, e sim médio, para que você tenha noção do tempo que precisará para realizar suas atividades.
Deste modo você saberá quantas tarefas poderá realizar por dia, por semana e por mês e então sua lista de tarefas terá uma boa lógica e direcionamento.
Disciplina
Para que a lista dê certo, você deverá realizar as tarefas no tempo determinado. Sendo assim é importante que você separe suas tarefas por dias, semanas e mês.
Assim você saberá o que terá um longo prazo, médio prazo e curto prazo.
Ainda mais, se um dia você não concluir todas as tarefas, essas tarefas passarão para o dia seguinte, que você deverá trabalhar mais, caso contrário sua lista irá acumular tarefa, ao invés de concluir e então você não concluirá o prazo previsto pro objetivo final.
Assim você terá que criar uma disciplina, onde deverá trabalhar todos os dias o tempo que você determinou.
Descanso e lazer
Por fim, mas não menos importante, você deverá se dar um tempo para pausas e descanso, caso contrário irá se sobrecarregar.
Normalmente as pausas devem ser feitas ao trocar de uma atividade desgastante para outra.
Assim você dará um tempo para o seu cérebro dar uma refrescada e começar uma nova atividade.
Por fim, não esqueça de ter um tempo de desligamento, onde você irá parar não só de fazer atividades, mas de lembrar que elas existem.
Isso porque ficar 100% atento as suas atividades irá te deixar ansioso, sem energia e cansado.
Se desligar será fundamental para que seu corpo descanse junto com a mente e você terá mais ânimo para o próximo dia.